Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen
täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä.

Laatimispäivä

 15.8.2018

1a

Rekisterin-
pitäjä

Nimi

Wiipuri-Yhdistys ry.

Osoite

Käpylänkuja 1
00610 Helsinki

Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite)

(09) 797 369, sähköposti: wiipuri-yhdistys.ry@elisanet.fi, kotisivut: www.viipuri.net

2

Yhteyshenki-
lö rekisteriä
koskevissa
asioissa

Nimi

Yhteyshenkilö Martti Luukko

Osoite

Sinivuokonpolku 5 as. 1

Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite)

puh. 0500 200 514, sähköposti: martti.luukko@saunalahti.fi

3
Rekisterin nimi

Wiipuri-Yhdistys r.y:n jäsenrekisteri

4

Henkilötieto-
jen käsittelyn
tarkoitus

Rekisteriä kerätään ja käytetään YHDL 11§:n mukaisesti. 

Rekisterinpitäjä käyttää henkilötietoja jäsensuhteen hoitoon ja analysointiin, jäsenetujen tarjoamiseen, jäsenviestintään ja jäsentuotteiden ja -palvelujen kehittämiseen. 

Rekisteritietojen perusteella voidaan tehdä tilastoja seuraavasti:

- jäsenten ikärakenne
- miesten tai naisten  lukumäärä
- jäsenlaji (yhdistyksen sääntöjen mukaan)
- luottamustehtävät
- jäsenyysaika
- huomionosoitukset (karjalaiset ansiomerkit tms.) ja merkkipäivät
- jäsenmaksuperusteet 

Jäsenen antamat kohdassa 5 olevat tiedot luovutetaan Karjalan Liiton käyttöön liiton ylläpitämän jäsenrekisterin osaksi jäsenmaksujen laskutusta, jäsentiedotusta ja liiton jäsenpalvelujen (tuoteosto, tilavuokraus, jäsenkoulutus tms. jäsenhintaan) saamista varten.   

Jäsenesiliittymis- ja muissa ilmoittautumislomakkeissa kerrotaan mitä tietoja kerätään ja miksi. Lomakkeesta on linkki rekisteri- ja tietosuojaselosteeseen. Jokaisessa lomakkeessa kysytään lupa tietojen keräämiseen.

Karjalan Liiton verkkosivustoilla käytetään evästeitä ja ne suojataan SSL-sertifikaatilla.    

5

Rekisterin
tietosisältö

Wiipuri-Yhdistyksen jäsenen koko nimi, syntymäaika (pv,kk,vuosi), postiosoite, puhelinnumero, sähköpostisoite. 

Kiinnostuksen kohde rajantakaisessa Karjalassa.

Tieto luottamushenkilöistä, toimikausista, huomionosoituksista sekä erilaisista Karjalan Liiton, piiri- tai liittoyhdistyksen tai seuran toimintaan/kilpailuihin osallistumisesta.

Erilliset luettelot tehdään kalenterivuosittain liittyneistä, kuolleista, eronneista ja erotetuista yhdistyksen jäsenistä. 

Jäsenellä on oikeus muuttaa ja peruuttaa antamansa tiedot. 

Rekisterissä olevan jäsenhenkilön kuoltua tai erottua tai tultua erotetuksi yhdistyksestä, tuhotaan jäsenrekisteristä suojatusti ja luotettavasti kaikki häntä koskeva tieto vuoden kuluessa jäsenyyden päättymisestä. Wiipuri-Yhdistys ilmoittaa muutokset Karjalan Liittoon.
 

6

Säännönmu-
kaiset tieto-
lähteet

Jäsen antaa häneen kohdistuvat kohdan 5 tiedot liittyessään Wiipuri-Yhdistykseen ja sitä kautta Karjalan Liiton jäseneksi.

Henkilöjäsenen antamia tietoja päivittää Wiipuri-Yhdistyksen yhdistyksen rekisterinpitäjä sekä yhdistyksen rekisteriä käyttävä Karjalan Liiton rekisterinpitäjä. Karjalan Liiton käyttämässä yhdistysten jäsenrekisteristä ilmenee viimeisin rekisteriin merkintöjä tehnyt henkilö sekä merkintöjen ajankohta.

Tietojen perusteella yhdistys toimittaa jäsenelle jäsentiedotteet ja -postit. 

Yhdistys takaa jäsenten oikeuksien toteutumisen. Jäsenellä on velvollisuus ilmoittaa yhdistykselle antamiinsa tietoihin tulleet muutokset.

7

Tietojen sään-
nönmukaiset
luovutukset

Yhdistyksen hallitus ottaa ja erottaa jäsenet YhdL 11-15 §:n  mukaan ja ne käsitellään ja päätetään yhdistyksen hallituksen kokouksessa. Päätös merkitään kokouksesta pidettävään pöytäkirjaan. 

Yhdistyksen jäsentiedot luovutetaan Karjalan Liiton käyttöön kohdan 4. ja 6. mukaisesti. Yhdistys päivittää jäsentietoja Karjalan Liiton rekisteriin jäsenoikeuksien ja velvollisuuksien toteutumiseksi. 

Tietoja ei käytetä eikä luovuteta muuhun käyttöön. Ilman henkilöjäsenen ennakkosuostumusta, ei hänen tietojaan luovuteta kolmannelle osapuolella suoramarkkinointia varten. Jäsenellä on oikeus muuttaa tai peruuttaa antamansa ennakkosuostumus. (Ks. kohta 12.)

Yhdistyksen hallitus voi päättää tarkoin harkittuaan tietojen luovuttamisesta tieteellisen tutkimuksen käyttöön.

8

Tietojen siirto
EU:n tai ETA:n
ulkopuolelle

Jäsentietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 

9

Rekisterin
suojauksen
periaatteet

A Manuaalinen aineisto

 
Sähköinen jäsenrekisteri on salasanoin suojattu tiedosto, joka on ainoastaan yhdistyksen hallituksen nimeämän jäsenrekisterinhoitajan ja puheenjohtajan tiedossa (henkilökohtaiset tunnukset). Salasanat on tallennettuina yhdistyksen puheenjohtajalla tietoturvallisessa paikassa. Karjalan Liiton ja rekisteriään pitävän yhdistyksen välillä on sopimus liiton rekisterin käytöstä kyseisen yhdistyksen jäsentietojen osalta. 

Yhdistyksen rekisterinpitäjä päivittää koko ajan säännöllisesti rekisteriä ja pitää sen ajan tasalla. 

Manuaalinen aineisto säilytetään yhdistyksen lukitussa toimistohuoneessa. 

Yhdistyksen toimintaan liittyviä tapahtumia varten voidaan hallituksen jäsenelle antaa jäsenten nimiluettelo ko. toiminnan toteuttamiseksi. Luettelo on välittömästi tapahtuman jälkeen toimitettava jäsenrekisterinhoitajalle hävittämistä varten. Luettelosta ei saa ottaa kopioita eikä sitä saa luovuttaa kolmannelle osapuolelle.

B ATK:lla käsiteltävät tiedot

10

Tarkastus-oikeus

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa jäsenrekisteriin talletetut tietonsa. 

Tiedot on tarkastettavissa yhdistyksen toimistossa siitä etukäteen kuukautta ennen yhteyshenkilön kanssa postitse tai  sähköpostitse sopien.

11

Oikeus vaatia
tiedon
korjaamista

Jäsenellä on oikeus muuttaa ja peruuttaa antamansa tiedot. Jäsenellä on oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä, tämä rajoitusoikeus ei kuitenkaan tarkoita yhdistyksen ja liiton toiminnan ja tarkoituksen mukaista tietojen käsittelyä, kuten jäsenmaksulaskutusta. 

Tietojen korjaamisen voi tehdä henkilöllisyys todistaen yhteyshenkilölle ja puheenjohtajalle yhdistyksen toimistossa. Pyyntö tietojen korjaamiseen tulee osoittaa em. osoitteeseen viimeistään kuukautta ennen postitse tai sähköpostitse (tietosuoja-asetuksen mukaan).

12

Muut henkilö-
tietojen käsit-
telyyn liittyvät oikeudet

Henkilötietolain 30§:n mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Rekisteröidyn oikeuksista voi olla säädetty myös muussa lainsäädännössä. Jos toimintaan liittyy tällaista henkilötietojen käsittelyä, ilmoitetaan rekisteröidylle hänen oikeuksistaan sekä miten henkilötietoja käytetään.

Tietosuoja-asetuksen mukaisesti yhteisöllä on oltava em. toimenpiteisiin yksilöity lupa henkilöjäseneltä ennen toimenpiteitä.